Politique de confidentialité
Notre politique de confidentialité et comment nous utilisons vos données
Dernière mise à jour : Janvier 2026
Ovatable attache une importance particulière à la confidentialité, à la sécurité et à la traçabilité des données traitées dans le cadre de son site web, de ses services applicatifs et de ses activités commerciales. La présente politique explique comment Ovatable Pro collecte, utilise, conserve et protège les données à caractère personnel.
1. Qui est responsable du traitement ?
Le responsable du traitement est : Ovatable, SAS, La Grande Arche - Paroi Nord, 1 Parvis de la Défense 92044 PARIS LA DEFENSE. E-mail : dpo@ovatable.fr
2. Champ d'application
La présente politique s'applique : à la navigation sur le site ovatable.fr ; aux demandes de contact, de démonstration ou d'information ; à la gestion des prospects, clients, partenaires et candidats ; à l'utilisation de la plateforme Ovatable Pro, en version web ou mobile.
3. Quelles données collectons-nous ?
Données d'identification et de contact
Nom, prénom, société, fonction, adresse e-mail, numéro de téléphone, pays, contenu de votre message.
Données commerciales et contractuelles
Historique des échanges, demandes de démonstration, devis, souscriptions, facturation, support, informations de compte client.
Données techniques et de navigation
Adresse IP, logs, navigateur, appareil, langue, pages consultées, cookies et traceurs, horodatages, informations de sécurité.
Données de réservation et de conversation
Selon les fonctionnalités activées : noms et coordonnées des clients (numéro de téléphone, e-mail), détails des réservations (date, heure, nombre de convives, demandes spéciales), enregistrements des conversations avec l'agent de réservation (appels, WhatsApp), transcriptions et métadonnées associées, historique d'actions et journaux d'audit.
Données de recrutement
CV, lettre de motivation, expérience professionnelle, diplômes et toute information transmise dans le cadre d'une candidature.
4. Pourquoi traitons-nous vos données ?
- Répondre à vos demandes de contact, démonstration ou information ;
- Gérer la relation commerciale et contractuelle ;
- Créer et administrer les comptes utilisateurs ;
- Fournir, sécuriser, maintenir et améliorer la plateforme ;
- Traiter les réservations et les conversations des clients au nom des restaurants via l'agent de réservation ;
- Assurer la traçabilité, l'audit, la sécurité et la prévention des abus ;
- Gérer la facturation, la comptabilité et les obligations légales ;
- Adresser des communications professionnelles, invitations ou contenus marketing B2B lorsque cela est autorisé ;
- Gérer les candidatures ;
- Défendre les droits et intérêts légitimes de Ovatable Pro.
5. Bases légales
Les traitements reposent, selon les cas, sur : l'exécution de mesures précontractuelles ou d'un contrat ; le respect d'obligations légales ; l'intérêt légitime de Ovatable Pro ; votre consentement, lorsqu'il est requis.
6. Ovatable Pro agit-elle comme responsable de traitement ou sous-traitant ?
Pour le site, la prospection, la relation commerciale et l'administration de ses services
Ovatable Pro agit en qualité de responsable de traitement.
Pour les données opérationnelles confiées par ses clients dans la plateforme
Ovatable Pro agit en principe en qualité de sous-traitant, sur instruction de ses clients, eux-mêmes responsables de traitement, sauf stipulation contractuelle contraire. Lorsqu'un utilisateur souhaite exercer ses droits sur des données traitées par un client via la plateforme, il peut être nécessaire de s'adresser d'abord au client concerné.
7. Destinataires des données
Les données peuvent être accessibles, dans la limite de leurs attributions, à : l'équipe habilitée de Ovatable Pro ; ses prestataires techniques, d'hébergement, de support, de messagerie, d'analytics ou de paiement ; ses conseils et partenaires contractuellement encadrés ; les autorités administratives ou judiciaires lorsque la loi l'exige.
Ovatable Pro veille à ce que tout prestataire traitant des données présente des garanties suffisantes de sécurité et de confidentialité.
8. Où sont hébergées vos données ?
Ovatable Pro privilégie un hébergement au sein de l'Union européenne ou de l'Espace économique européen. Si un transfert hors EEE devait avoir lieu, il serait encadré par un mécanisme juridique approprié conforme à la réglementation applicable.
9. Combien de temps conservons-nous vos données ?
- Demandes de contact et prospects : 3 ans à compter du dernier contact ;
- Données clients et contrats : 5 ans à compter de la fin de la relation commerciale ;
- Facturation et comptabilité : 10 ans ;
- Candidatures : 2 ans après le dernier contact, sauf opposition ;
- Logs techniques et sécurité : 12 mois maximum, sauf nécessité de sécurité ;
- Cookies et traceurs : selon leur finalité, dans la limite des durées applicables ;
- Comptes utilisateurs : pendant la durée du compte puis archivage intermédiaire si nécessaire.
10. Sécurité
Ovatable Pro met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin d'assurer la confidentialité, l'intégrité, la disponibilité et la traçabilité des données : gestion des accès, journalisation, sauvegardes, chiffrement lorsque pertinent, cloisonnement des droits, et surveillance des incidents de sécurité.
11. Vos droits
Conformément à la réglementation applicable, vous disposez, selon les cas, des droits suivants :
- Droit d'accès ;
- Droit de rectification ;
- Droit à l'effacement ;
- Droit à la limitation ;
- Droit d'opposition ;
- Droit à la portabilité ;
- Droit de retirer votre consentement à tout moment lorsque le traitement repose sur celui-ci ;
- Droit de définir des directives sur le sort de vos données après votre décès.
Pour exercer vos droits : dpo@ovatable.fr ou par courrier à : Ovatable, La Grande Arche - Paroi Nord, 1 Parvis de la Défense 92044 PARIS LA DEFENSE.
En cas de difficulté non résolue, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL.
12. Intelligence artificielle et contenus métier
L'agent de réservation Ovatable utilise l'intelligence artificielle pour comprendre et répondre aux conversations des clients par téléphone et sur WhatsApp. Lorsque ces fonctionnalités sont utilisées :
- Elles interviennent comme aide à la gestion des réservations ;
- Elles ne remplacent pas la validation humaine pour les demandes sensibles ;
- Elles peuvent produire des résultats nécessitant vérification ;
- Elles sont paramétrées selon les choix techniques et contractuels retenus par Ovatable Pro et, le cas échéant, par ses clients.
13. Mise à jour
Ovatable Pro peut modifier la présente politique à tout moment pour tenir compte d'évolutions légales, techniques ou opérationnelles. La version en ligne fait foi à compter de sa date de mise à jour.